先找出可以重复执行的工作
自动化需要明确的规则、输入及异常处理。我们会先梳理现有流程,找出可以规范化的环节,再确定适合自动化的部分。
常见的改善方向
审批与交接
将申请交给相应人员处理,让状态、责任与待办事项更容易追踪。
数据传递与报表
讨论系统之间的定时导入、导出、数据核对及周期报表。
业务规则与检查
执行约定的数据检查规则,提示缺漏,并将异常交由人员审核。
同时考虑正常流程与异常情况
自动处理环节需要负责人、错误查看方式和可行的恢复流程。我们会在设计中讨论权限、日志、防止重复处理及手动替代方式。
先从范围明确、目的清楚的流程开始,测试正常操作与异常处理后,再逐步扩展。
让我们了解实际工作过程
- 人员重复执行的步骤及交换的单据
- 决定下一步操作的业务规则
- 仍需人员判断的异常情况